Gäld für KMU
Dieser Leitfaden begleitet Sie bei der Nutzung von Gäld als kleines oder mittleres Unternehmen (PME / KMU). Er deckt die Team-Einrichtung, Lohnbuchhaltung, Anlagenverwaltung und die umfangreichere Berichterstattung ab, die Unternehmen mit mehreren Personen in der Buchhaltung zur Verfügung steht.
Kleine Unternehmen mit Mitarbeitenden, komplexeren Buchhaltungsbedürfnissen oder mehreren Personen, die die Finanzen verwalten — einschliesslich GmbH, AG, Vereine und wachsende Einzelunternehmen.
1. Ersteinrichtung (einmalig)
Organisation und Team
- Schliessen Sie den Einrichtungsassistenten ab und wählen Sie die Kontenplan-Vorlage KMU
- Öffnen Sie die Organisation unter Organisationen und verwenden Sie den Bereich Mitglieder, um Teammitglieder einzuladen:
- Admin — für Ihren Buchhhalter oder Finanzverantwortlichen (voller Zugang ausser Organisationslöschung)
- Buchhalter — für einen Buchhalter mit vollständigem Zugriff auf Buchhaltung und Berichte ohne Benutzerverwaltung
- Mitglied — für Personal, das Ausgaben erfasst oder Rechnungen verwaltet
- Mitarbeiter — für den Self-Service-Zugriff auf eigene Ausgaben und Lohnabrechnungen
- Betrachter — für Verwaltungsratsmitglieder oder Investoren, die nur Lesezugriff benötigen
Siehe Benutzerverwaltung für die vollständige RBAC-Rollenmatrix.
Bankauszüge importieren
- Gehen Sie zu Banking → Importieren, um Ihre CAMT.053 / CAMT.054-Dateien hochzuladen
- Fügen Sie jedes Bankkonto hinzu (Geschäftskonto, MWST-Konto, Sparkonto)
2. Rechnungsstellung und Forderungen
Standardrechnungen
Erstellen Sie Rechnungen mit QR-Rechnung-PDF für Schweizer B2B- und B2C-Kunden. Siehe Rechnungen.
Wiederkehrende Rechnungen
Für Abonnementverträge oder monatliche Dienstleistungsvereinbarungen:
- Rechnungen → Wiederkehrend → Neue wiederkehrende Rechnung
- Stellen Sie Frequenz, Startdatum und aktivieren Sie Automatisch abschliessen
Siehe Wiederkehrende Rechnungen.
Gutschriften
Für Retouren, Korrekturen oder Skonti nach Rechnungsabschluss:
- Öffnen Sie die Originalrechnung → Gutschrift erstellen
- Passen Sie Beträge bei Teilgutschrift an, dann Speichern & Verbuchen
Siehe Gutschriften.
Überfällige Forderungen überwachen
- Prüfen Sie Berichte → Alterungsbericht wöchentlich
- Prüfen Sie jedes überfällige Dokument im Bericht und öffnen Sie anschliessend die Rechnung, um eine Erinnerung zu senden
- Konfigurieren Sie die wiederkehrende Erinnerungsverarbeitung, sofern sie im Rechnungsworkflow verfügbar ist; der Alterungsbericht ist schreibgeschützt
Siehe Alterungsbericht und Zahlungserinnerungen.
3. Lohnbuchhaltung
Monatlicher Lohnlauf
- Gehen Sie zu Lohn → Lohnlauf
- Wählen Sie den Monat und passen Sie Löhne bei Bedarf an
- Prüfen Sie AHV/ALV/NBU-Abzüge und Arbeitgeberbeiträge
- Klicken Sie auf Lohn verbuchen, um im Hauptbuch zu verbuchen und Lohnabrechnungen zu generieren
Siehe Lohnbuchhaltung für den 4-Schritte-Assistenten, Beitragssätze und Jahresendpflichten.
Mitarbeitende
Fügen Sie Mitarbeitende hinzu, verwalten und archivieren Sie sie unter Lohn → Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter speichert seine AHV-Nummer, Vertragstyp und Bruttolohn.
4. Anlagevermögen
Anlagen hinzufügen
Bei Kauf von Ausstattung, Fahrzeugen oder Software mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr:
- Anlagen → Neuer Vermögenswert
- Geben Sie Kaufpreis, Kategorie (IT, Fahrzeug, Mobiliar…) und Abschreibungsmethode ein
- Der Abschreibungsplan wird automatisch berechnet
Jährliche Abschreibung
Am Jahresende gehen Sie zu Anlagen → Abschreibung verbuchen → Alle verbuchen, um die Jahresabschreibung für alle aktiven Vermögenswerte zu erfassen.
Siehe Anlagenbuchhaltung für den vollständigen Workflow inkl. Ausbuchung.
5. Budget und Planung
Budget erstellen
- Budget → Neues Budget
- Geben Sie monatliche Ertrags- und Aufwandsziele für jedes Konto ein
- Klicken Sie auf Als aktiv setzen
Leistung im Jahresverlauf verfolgen
- Berichte → Erfolgsrechnung → aktivieren Sie Budget anzeigen
- Spalten: Ist / Budget / Abweichung (CHF) / Abweichung (%)
- Aktivieren Sie Vergleichen mit auf der Erfolgsrechnungsseite, um zwei Perioden nebeneinander zu stellen
Siehe Budget.
6. Monatliche Berichte
| Bericht | Wo | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Erfolgsrechnung vs. Budget | Berichte → Erfolgsrechnung (Budget anzeigen) | Monatlich |
| Alterung Forderungen | Berichte → Alterungsbericht (Forderungen) | Wöchentlich / Monatlich |
| Alterung Verbindlichkeiten | Berichte → Alterungsbericht (Verbindlichkeiten) | Monatlich |
| Cashflow | Berichte → Cashflow | Monatlich |
Siehe Cashflow-Bericht und Alterungsbericht.
7. MWST (falls angemeldet)
- Reichen Sie quartalsweise via Berichte → MWST-Abrechnung ein
- Verbuchen Sie die Abrechnungsbuchung in Gäld nach der Einreichung
- Bei einer MWST-registrierten Tochter- oder Zweigniederlassung: jede ist eine separate Organisation in Gäld
Siehe MWST-Abrechnung.
8. Jahresabschluss
- Alle Bankkonten abgleichen
- Dezemberlöhne verbuchen
- Abschreibung für alle Anlagen verbuchen (Anlagen → Abschreibung verbuchen → Alle verbuchen)
- Sozialversicherungsbeiträge erfassen (Arbeitgeber-AHV)
- Letzte MWST-Abrechnung einreichen
- Buchhaltung → Jahresabschluss ausführen
- Buchhaltungsexport für Ihren Revisor oder Treuhänder generieren
Siehe Jahresabschluss-Checkliste.
Wichtige Seiten auf einen Blick
| Aufgabe | Wo in Gäld |
|---|---|
| Teammitglieder einladen | Organisationen → [Organisation] → Mitglieder |
| Monatlichen Lohnlauf durchführen | Lohn → Lohnlauf |
| Vermögenswert hinzufügen | Anlagen → Neuer Vermögenswert |
| Jährliche Abschreibung verbuchen | Anlagen → Abschreibung verbuchen |
| Budget erstellen / verfolgen | Budget |
| Erfolgsrechnung vs. Budget | Berichte → Erfolgsrechnung |
| P&L-Vergleich (Perioden) | Berichte → Erfolgsrechnung → Vergleichen mit |
| Alterung Forderungen/Verbindlichkeiten | Berichte → Alterungsbericht |
| Cashflow | Berichte → Cashflow |
| Treuhänder-Export | Buchhaltung → Export |