Rechnungen

Gäld deckt den gesamten Schweizer Rechnungsstellungsprozess ab — vom Entwurf bis zur Zahlung, mit automatischer Verbuchung und Generierung der Schweizer QR-Rechnung.

Rechnung erstellen

1. Gehen Sie zu Rechnungen → Neue Rechnung
2. Wählen Sie einen Kunden aus Ihren Kontakten
3. Fügen Sie Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, MWST-Satz
4. Überprüfen Sie die Summen (exkl. MWST, MWST-Betrag, Total inkl. MWST)
5. Als Entwurf speichern

Entwürfe können frei bearbeitet werden. Wenn Sie zufrieden sind, schliessen Sie die Rechnung ab.

Lebenszyklus einer Rechnung

Entwurf → Versendet → Bezahlt
                    → Teilweise (teilweise bezahlt)
                    → Überfällig
              → Storniert

Status	Beschreibung
Entwurf	Bearbeitbar, noch nicht verbucht
Versendet	Abgeschlossen, verbucht, PDF und QR-Rechnung verfügbar
Teilweise	Eine oder mehrere Zahlungen erfasst, aber Restbetrag offen
Bezahlt	Vollständig bezahlt, Forderungen bereinigt
Überfällig	Versendet, aber Fälligkeitsdatum überschritten (automatisch durch täglichen Job markiert)
Storniert	Mit einem Gegenbuchungssatz storniert

Rechnung abschliessen

Das Abschliessen einer Rechnung erstellt einen Buchungssatz in der Buchhaltung:

Soll    1100  Forderungen          CHF 1'081.00
Haben   3000  Umsatzerlöse         CHF 1'000.00
Haben   2200  MWST-Schuld (8,1 %)  CHF    81.00

Nach dem Abschluss wechselt der Rechnungsstatus auf Versendet und kann nicht mehr bearbeitet werden. Verwenden Sie Duplizieren, um eine korrigierte Kopie zu erstellen, oder Stornieren, um sie umzukehren.

Schweizer QR-Rechnung

Gäld generiert bei jeder abgeschlossenen Rechnung eine konforme Schweizer QR-Rechnung. Der QR-Code kodiert Ihre IBAN, den Betrag und die Referenznummer — druckbereit für die Zusendung an Ihren Kunden.

Laden Sie das PDF auf der Rechnungsdetailseite über PDF herunterladen herunter.

Kundendaten einer Rechnung aktualisieren

Jede Rechnung bewahrt eine gespeicherte Kopie der Kundendaten. Wenn Sie den Kontakt bearbeiten und eine bestehende Rechnung erneut herunterladen, bleibt diese Kopie erhalten.

So ersetzen Sie die Angaben auf einer Rechnung:

1. Bearbeiten und speichern Sie den verknüpften Kontakt, einschliesslich der optionalen Anrede und des vollständigen Ländernamens.
2. Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie Kundendaten aktualisieren im Aktionsmenü.
3. Bestätigen Sie den Ersatz und laden Sie das PDF erneut herunter.

Nur die ausgewählte Rechnung wird aktualisiert. Beträge, Zahlungshistorie und Buchungssätze bleiben unverändert. Die gesamte Kopie wird ersetzt, auch im Kontakt geleerte Felder; die PDF-Adresse und der Zahlungspflichtige der QR-Rechnung werden gemeinsam aktualisiert. Archivierte Rechnungen können nicht aktualisiert werden. Die Aktion erfordert ausserdem die Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen und einen verfügbaren verknüpften Kontakt.

Der vollständige Ländername wird genau wie eingegeben gedruckt. Bei älteren Rechnungen ohne gespeicherten Ländernamen entfällt diese Zeile, bis Sie den Namen im Kontakt eingeben und die Rechnung aktualisieren. Die QR-Rechnung verwendet weiterhin den separaten zweistelligen Ländercode.

Zahlung erfassen

Wenn der Kunde bezahlt:

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Klicken Sie auf Zahlung erfassen
3. Geben Sie Zahlungsdatum, Bankkonto und Betrag ein

Dadurch wird der abschliessende Buchungssatz erstellt:

Soll    1020  Bank                 CHF 1'081.00
Haben   1100  Forderungen          CHF 1'081.00

Der Rechnungsstatus wechselt auf Bezahlt.

Teilzahlungen

Wenn ein Kunde in Raten zahlt, erfassen Sie jede Zahlung separat. Die Rechnung bleibt offen, bis sie vollständig beglichen ist.

Rechnung duplizieren

Verwenden Sie Duplizieren, um eine Rechnung zu kopieren (z. B. für monatlich wiederkehrende Rechnungen). Die Kopie wird als Entwurf mit dem heutigen Datum erstellt.

MWST-Sätze

Wählen Sie den entsprechenden Satz pro Position:

Satz	Gilt für
8,1 %	Normalsatz — die meisten Waren und Dienstleistungen
2,6 %	Reduziert — Lebensmittel, Bücher, Zeitungen
3,8 %	Beherbergung — Hotels und Unterkünfte
0 %	Befreit — Gesundheitswesen, Bildung, Exporte

Weitere Informationen zur Schweizer MWST finden Sie unter MWST.