Ihr erstes Buchhaltungsjahr als Selbstständiger in der Schweiz
Der Einstieg als Selbstständiger oder Einzelunternehmer in der Schweiz kann in Bezug auf Buchhaltung überwältigend wirken. Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt — Monat für Monat, Quartal für Quartal und am Jahresende — mit Gäld.
Dieser Leitfaden richtet sich an Selbstständige und Kleinunternehmen mit Sitz in der Schweiz. Die meisten hier beschriebenen Pflichten gelten ab dem ersten Franken Umsatz, wobei die MWST die wichtigste Ausnahme darstellt (Schwelle von CHF 100'000).
Überblick über die Buchhaltungspflichten in der Schweiz
Gemäss Obligationenrecht (OR) Art. 957 ↗ dürfen Einzelunternehmer und Personengesellschaften mit einem Umsatz unter CHF 500'000 eine vereinfachte Buchhaltung (Einnahmen-/Ausgabenrechnung + Bilanz) führen. Grössere Einheiten müssen vollständige doppelte Buchführung anwenden.
Gäld unterstützt beide Modi und verwendet standardmässig den Schweizer KMU-Kontenrahmen, der mit Treuhändern und Steuerbehörden in allen Kantonen kompatibel ist.
| Pflicht | Schwelle | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Einnahmen-/Ausgabenrechnung | Alle Selbstständigen | Fortlaufend |
| Doppelte Buchführung | Umsatz ≥ CHF 500'000 | Fortlaufend |
| MWST-Anmeldung | Umsatz ≥ CHF 100'000 | Anmeldung innerhalb 30 Tagen nach Überschreiten |
| MWST-Abrechnung | Bei Anmeldung | Vierteljährlich oder jährlich |
| Jahresabschluss | Alle | Einmal pro Geschäftsjahr |
Monatliche Routine
Ein regelmässiger monatlicher Rhythmus hält Ihre Bücher sauber und vermeidet Jahresendhektik.
1. Kontoauszüge importieren
Gehen Sie zu Banken → Importieren und laden Sie Ihren Kontoauszug hoch (MT940, CAMT053 oder CSV). Gäld gleicht Transaktionen automatisch mit bestehenden Rechnungen und Ausgaben ab.
Verbinden Sie Ihre Bank über die automatische Synchronisierung (Banken → Bank verbinden), um manuelle Uploads zu vermeiden. (Enterprise Edition)
2. Transaktionen abstimmen
Überprüfen Sie nicht abgestimmte Transaktionen unter Banken → Abstimmung. Für jede nicht zugeordnete Zeile:
- Klicken Sie auf Zuordnen, um ein bestehendes Dokument zu verknüpfen
- Klicken Sie auf Ausgabe erstellen, um eine neue Ausgabe zu erfassen
- Klicken Sie auf Buchung erstellen für Bankgebühren oder Überweisungen
Ziel: Null nicht abgestimmte Posten am Monatsende.
3. Ausgaben erfassen
Gehen Sie zu Ausgaben → Neue Ausgabe für alle Ausgaben, die beim Bankimport nicht erfasst wurden (Barkäufe, Kilometerstand usw.).
Fügen Sie immer den Beleg bei — das Schweizer Steuerrecht verlangt die Aufbewahrung von Belegen für 10 Jahre.
4. Rechnungen ausstellen
Gehen Sie zu Rechnungen → Neue Rechnung. Wenn bezahlt, markieren Sie die Rechnung als Bezahlt und wählen Sie die entsprechende Banktransaktion.
Ausstehende Rechnungen verzerren Ihren Umsatz und Cashflow. Überprüfen Sie Rechnungen → Überfällig wöchentlich und mahnen Sie umgehend.
Vierteljährliche Routine
MWST-Abrechnung
Wenn Sie MWST-pflichtig sind (Umsatz ≥ CHF 100'000), müssen Sie jedes Quartal eine MWST-Abrechnung bei der ESTV/AFC einreichen.
- Gehen Sie zu Berichte → MWST-Bericht
- Wählen Sie das Quartal
- Überprüfen Sie die Zahlen und exportieren Sie die Abrechnung
- Reichen Sie online auf www.estv.admin.ch ein
- Erfassen Sie die MWST-Abrechnungsbuchung in Gäld
Detaillierte Feldinstruktionen finden Sie im MWST-Abrechnungsguide.
Jährliche Routine
Jahresabschluss
Am Ende Ihres Geschäftsjahres (normalerweise 31. Dezember):
- Vervollständigen Sie alle monatlichen Abstimmungen
- Erfassen Sie Abschreibungen für Anlagevermögen → siehe Abschreibungsguide
- Erfassen Sie Sozialabgaben (AHV/BVG-Beiträge) → siehe Sozialversicherungsguide
- Reichen Sie die endgültige MWST-Abrechnung ein, falls zutreffend
- Führen Sie den Jahresabschluss in Gäld durch (Buchhaltung → Jahresabschluss)
Folgen Sie Schritt für Schritt der Jahresabschlusscheckliste.
Treuhänder-Export
Nach dem Abschluss generieren Sie den Treuhänder-Export:
- Gehen Sie zu Buchhaltung → Treuhänder-Export
- Laden Sie die ZIP-Datei herunter
- Senden Sie sie an Ihren Treuhänder (Buchhalter/Steuerberater)
Das ZIP enthält alle Dateien, die Ihr Treuhänder für die Steuererklärung benötigt. Siehe Was Sie Ihrem Treuhänder geben.
Tipps und häufige Fehler
Verwenden Sie von Anfang an ein dediziertes Geschäftskonto. Das Vermischen von privaten und geschäftlichen Transaktionen verursacht Abstimmungsalbträume und fällt bei Steuerprüfungen auf.
12 Monate Transaktionen im Januar einzugeben ist fehleranfällig und stressig. Eine monatliche Routine nimmt 1–2 Stunden in Anspruch und hält Sie in der Kontrolle.
Wenn Sie Dienstleistungen aus dem Ausland beziehen (z. B. Software-Abonnements aus der EU), schulden Sie möglicherweise die Bezugsteuer, auch wenn der Lieferant keine Schweizer MWST berechnet. Erfassen Sie dies auf Konto 2202 und deklarieren Sie es in Ihrem MWST-Formular.
| Häufiger Fehler | Konsequenz | Prävention |
|---|---|---|
| Keine Belege beifügen | Ausgaben bei Prüfung abgelehnt | Immer in Gäld beifügen |
| MWST-Abrechnungsbuchung vergessen | Unterschätzte Verbindlichkeit | MWST-Berichts-Workflow nutzen |
| Anlagevermögen nicht abschreiben | Überschätzter Gewinn, falsche Steuern | Jährlich Abschreibungsbuchungen anlegen |
| CHF und Fremdwährungen vermischen | Falsche Salden | Gälds Mehrwährungsfunktion nutzen |