Benutzerverwaltung
Gäld verwendet eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) innerhalb jeder Organisation. Sie können Kollegen, Buchhalter, Mitarbeitende und Betrachter einladen — jeweils mit der benötigten Zugriffsebene.
Rollen
| Rolle | Für wen | Hauptberechtigungen |
|---|---|---|
| Eigentümer | Eigentümer der Organisation | Alle Berechtigungen, einschliesslich Organisationslöschung |
| Admin | Finanzverantwortlicher oder Vertrauensperson | Alle Berechtigungen ausser Organisationslöschung |
| Buchhalter | Interner oder externer Buchhalter | Vollständiger Zugriff auf Buchhaltung und Berichte, einschliesslich Jahresabschluss; keine Benutzerverwaltung und keine Organisationslöschung |
| Mitglied | Personal für Rechnungen, Ausgaben oder Buchungen | Operative Daten erstellen und bearbeiten, Ausgaben genehmigen, Rechnungen abschliessen, importieren und abgleichen; kein Löschen und keine Benutzerverwaltung |
| Mitarbeiter | Mitarbeiter mit Self-Service-Funktionen | Eigene Ausgaben erstellen und einsehen sowie eigene Lohnabrechnungen einsehen |
| Betrachter | Verwaltungsratsmitglied oder schreibgeschützter Stakeholder | Organisationsdaten und Lohninformationen einsehen; kann keine Daten erstellen oder ändern |
Jede Organisation hat einen Eigentümer. Der letzte Eigentümer kann die Organisation nicht verlassen oder entfernt werden, und ein Mitglied kann sich nicht über die Mitgliederverwaltung selbst entfernen.
Detaillierte Berechtigungsmatrix
| Aktion | Eigentümer | Admin | Buchhalter | Mitglied | Mitarbeiter | Betrachter |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Organisationsdaten einsehen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Eingeschränkt | ✅ |
| Rechnungen und Ausgaben erstellen / bearbeiten | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Eigene Ausgaben | ❌ |
| Rechnungen abschliessen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Rechnungen / Ausgaben löschen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Buchungssätze verbuchen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Kontoauszüge importieren und abgleichen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Lohnabrechnungen ausführen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Benutzer und Einladungen verwalten | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Organisationseinstellungen ändern | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Geschäftsjahr abschliessen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Organisation löschen | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Neuen Benutzer einladen
- Öffnen Sie die Organisation unter Organisationen
- Gehen Sie zu Mitglieder und klicken Sie auf Mitglied einladen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wählen Sie ihre Rolle (Admin / Buchhalter / Mitglied / Mitarbeiter / Betrachter)
- Klicken Sie auf Einladung senden
Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem 7 Tage gültigen Link. Wenn sie bereits ein Gäld-Konto hat, wird die Organisation automatisch hinzugefügt. Falls nicht, wird sie zur Kontoerstellung aufgefordert.
Laden Sie Ihren Buchhalter mit der Rolle Buchhalter ein, damit er Berichte ausführen, Jahresendanpassungen verbuchen und den Treuhänder-Export generieren kann — ohne Benutzer verwalten oder Ihre Organisation löschen zu können.
Einladung erneut senden oder stornieren
Falls die Einladung abgelaufen ist oder die Person sie nicht erhalten hat:
- Öffnen Sie die Organisation unter Organisationen
- Gehen Sie zum Abschnitt Offene Einladungen
- Finden Sie die offene Einladung
- Klicken Sie auf Erneut senden für einen neuen Link oder Stornieren zum Entfernen
Benutzerrolle ändern
- Öffnen Sie die Organisation unter Organisationen
- Finden Sie den Benutzer in der Liste Mitglieder
- Wählen Sie die neue Rolle im Rollenfeld neben dem Namen
Der Wechsel eines Mitglieds zur Rolle Mitarbeiter erfordert zusätzlich die Auswahl des zugehörigen Mitarbeiterdatensatzes.
Die Herabstufung eines Benutzers von Admin auf Mitglied entzieht sofort die Fähigkeit, Benutzer zu verwalten und Einstellungen zu ändern.
Benutzer entfernen
- Öffnen Sie die Organisation unter Organisationen
- Finden Sie den Benutzer in der Liste Mitglieder
- Klicken Sie auf Entfernen und bestätigen Sie
Der Benutzer verliert sofort den Zugang. Seine Aktionen (Buchungen, erstellte Rechnungen) bleiben im System — sie werden nicht gelöscht.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Gäld unterstützt zwei 2FA-Methoden:
TOTP (Google Authenticator / Authy)
- Gehen Sie zu Profil → Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Klicken Sie auf Aktivieren
- Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App
- Geben Sie den 6-stelligen Code zur Bestätigung ein
- Speichern Sie Ihre Wiederherstellungscodes an einem sicheren Ort
Passkeys (WebAuthn)
- Gehen Sie zu Profil → Passkeys
- Klicken Sie auf Passkey hinzufügen
- Folgen Sie der Browser- oder Geräte-Aufforderung (Touch ID, Face ID, Windows Hello oder Hardware-Schlüssel)
- Benennen und speichern Sie den Passkey
Passkeys sind phishing-resistent und benötigen keine App oder Code — sie sind die empfohlene Methode.
Wenn Sie Ihr 2FA-Gerät verlieren und keine Wiederherstellungscodes haben, müssen Sie den Organisations-Eigentümer oder den Gäld-Administrator kontaktieren, um den Zugang wiederherzustellen. Bewahren Sie Wiederherstellungscodes offline sicher auf.
Organisationseinstellungen
Neben der Benutzerverwaltung können Sie unter Einstellungen → Organisation konfigurieren:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationsname | Erscheint auf Rechnungen und Berichten |
| Logo | Hochgeladenes Logo auf PDF-Rechnungen |
| Beginn Geschäftsjahr | Monat, in dem Ihr Geschäftsjahr beginnt (Standard: Januar) |
| Standardsprache | Für neue Rechnungen und E-Mail-Vorlagen |
| Standard-MWST-Satz | Vorausgefüllt bei neuen Rechnungspositionen |
| IBAN | Für QR-Rechnungs-Generierung |
| Adresse | Erscheint auf Rechnungen |
Organisation wechseln
Wenn Sie mehreren Organisationen angehören, können Sie ohne Abmeldung zwischen ihnen wechseln:
- Klicken Sie auf den Organisationsnamen in der oberen linken Ecke der Seitenleiste
- Wählen Sie die gewünschte Organisation
- Gäld lädt mit den Daten der ausgewählten Organisation neu
Ihre Rolle und Berechtigungen können je nach Organisation unterschiedlich sein.
Aktivitätsprotokoll
Jede bedeutende Aktion in der Organisation wird im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet — Rechnungserstellung, Ausgabenbuchung, Lohnverarbeitung, Änderung von Einstellungen und mehr.
So zeigen Sie das Protokoll an:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Aktivitätsprotokoll
- Filtern Sie nach Betrefftyp (Rechnung, Ausgabe, Benutzer usw.) oder Datumsbereich
- Jeder Eintrag zeigt den Benutzer, die Aktion, das Objekt und den Zeitstempel
Das Aktivitätsprotokoll ist schreibgeschützt und kann nicht verändert werden. Es bietet eine vollständige Audit-Trail für Compliance und interne Überprüfung.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Mitglied andere Benutzer einladen? Nein. Nur die Rollen Eigentümer und Admin können Benutzer verwalten.
Kann ich dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Organisationen verwenden? Ja. Ein Gäld-Konto kann Mitglied mehrerer Organisationen mit unterschiedlichen Rollen in jeder sein.
Was passiert, wenn der Eigentümer die Organisation verlassen möchte? Der letzte Eigentümer kann die Organisation nicht verlassen. Fügen Sie einen weiteren Eigentümer hinzu oder wenden Sie sich an den Gäld-Administrator, bevor Sie die Mitgliedschaft ändern.