Benutzerverwaltung
Gäld verwendet eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) innerhalb jeder Organisation. Sie können Kollegen, Buchhalter und Betrachter einladen — jeweils mit genau der Zugriffsebene, die sie benötigen.
Rollen
| Rolle | Für wen | Hauptberechtigungen |
|---|---|---|
| Eigentümer | Die Person, die die Organisation erstellt hat | Alle Berechtigungen, einschliesslich Organisationslöschung |
| Admin | Finanzverantwortlicher, Buchhalter, Vertrauensperson | Alle Berechtigungen ausser Organisationslöschung |
| Mitglied | Buchhalter (Junior), Personal für Ausgaben oder Rechnungen | Erstellen, bearbeiten, genehmigen, abschliessen, importieren, abgleichen — kein Löschen, keine Benutzerverwaltung |
| Betrachter | Verwaltungsratsmitglied, Investor, Revisionsbuchhalter | Alle Daten einsehen, PDF und Exporte herunterladen — kann nichts erstellen oder ändern |
Die Eigentümerschaft kann übertragen werden, aber es gibt immer genau einen Eigentümer. Die Eigentümer-Rolle kann von anderen Admins nicht entfernt oder herabgestuft werden.
Detaillierte Berechtigungsmatrix
| Aktion | Eigentümer | Admin | Mitglied | Betrachter |
|---|---|---|---|---|
| Alle Daten einsehen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Rechnungen / Ausgaben erstellen und bearbeiten | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Rechnungen abschliessen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Rechnungen / Ausgaben löschen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Buchungen verbuchen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Kontoauszüge importieren | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Transaktionen abgleichen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Lohn verbuchen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Benutzer verwalten (einladen / widerrufen) | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Organisationseinstellungen ändern | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Jahresabschluss | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Organisation löschen | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Neuen Benutzer einladen
- Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer
- Klicken Sie auf Benutzer einladen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wählen Sie ihre Rolle (Admin / Mitglied / Betrachter)
- Klicken Sie auf Einladung senden
Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem 48 Stunden gültigen Link. Wenn sie bereits ein Gäld-Konto hat, wird die Organisation automatisch hinzugefügt. Falls nicht, wird sie zur Kontoerstellung aufgefordert.
Laden Sie Ihren Buchhalter mit der Rolle Admin ein, damit er Berichte ausführen, Jahresendanpassungen verbuchen und den Treuhänder-Export generieren kann — ohne Ihre Organisation löschen zu können.
Einladung erneut senden oder stornieren
Falls die Einladung abgelaufen ist oder die Person sie nicht erhalten hat:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer → Offene Einladungen
- Finden Sie die offene Einladung
- Klicken Sie auf Erneut senden für einen neuen Link oder Stornieren zum Entfernen
Benutzerrolle ändern
- Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer
- Finden Sie den Benutzer in der Liste Aktive Mitglieder
- Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Namen
- Wählen Sie die neue Rolle
- Klicken Sie auf Speichern
Die Herabstufung eines Benutzers von Admin auf Mitglied entzieht sofort die Fähigkeit, Benutzer zu verwalten und Einstellungen zu ändern.
Benutzer entfernen
- Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer
- Finden Sie den Benutzer
- Klicken Sie auf Entfernen
- Bestätigen Sie
Der Benutzer verliert sofort den Zugang. Seine Aktionen (Buchungen, erstellte Rechnungen) bleiben im System — sie werden nicht gelöscht.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Gäld unterstützt zwei 2FA-Methoden:
TOTP (Google Authenticator / Authy)
- Gehen Sie zu Profil → Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Klicken Sie auf Aktivieren
- Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App
- Geben Sie den 6-stelligen Code zur Bestätigung ein
- Speichern Sie Ihre Wiederherstellungscodes an einem sicheren Ort
Passkeys (WebAuthn)
- Gehen Sie zu Profil → Passkeys
- Klicken Sie auf Passkey hinzufügen
- Folgen Sie der Browser- oder Geräte-Aufforderung (Touch ID, Face ID, Windows Hello oder Hardware-Schlüssel)
- Benennen und speichern Sie den Passkey
Passkeys sind phishing-resistent und benötigen keine App oder Code — sie sind die empfohlene Methode.
Wenn Sie Ihr 2FA-Gerät verlieren und keine Wiederherstellungscodes haben, müssen Sie den Organisations-Eigentümer oder den Gäld-Administrator kontaktieren, um den Zugang wiederherzustellen. Bewahren Sie Wiederherstellungscodes offline sicher auf.
Organisationseinstellungen
Neben der Benutzerverwaltung können Sie unter Einstellungen → Organisation konfigurieren:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationsname | Erscheint auf Rechnungen und Berichten |
| Logo | Hochgeladenes Logo auf PDF-Rechnungen |
| Beginn Geschäftsjahr | Monat, in dem Ihr Geschäftsjahr beginnt (Standard: Januar) |
| Standardsprache | Für neue Rechnungen und E-Mail-Vorlagen |
| Standard-MWST-Satz | Vorausgefüllt bei neuen Rechnungspositionen |
| IBAN | Für QR-Rechnungs-Generierung |
| Adresse | Erscheint auf Rechnungen |
Organisation wechseln
Wenn Sie mehreren Organisationen angehören, können Sie ohne Abmeldung zwischen ihnen wechseln:
- Klicken Sie auf den Organisationsnamen in der oberen linken Ecke der Seitenleiste
- Wählen Sie die gewünschte Organisation
- Gäld lädt mit den Daten der ausgewählten Organisation neu
Ihre Rolle und Berechtigungen können je nach Organisation unterschiedlich sein.
Aktivitätsprotokoll
Jede bedeutende Aktion in der Organisation wird im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet — Rechnungserstellung, Ausgabenbuchung, Lohnverarbeitung, Änderung von Einstellungen und mehr.
So zeigen Sie das Protokoll an:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Aktivitätsprotokoll
- Filtern Sie nach Betrefftyp (Rechnung, Ausgabe, Benutzer usw.) oder Datumsbereich
- Jeder Eintrag zeigt den Benutzer, die Aktion, das Objekt und den Zeitstempel
Das Aktivitätsprotokoll ist schreibgeschützt und kann nicht verändert werden. Es bietet eine vollständige Audit-Trail für Compliance und interne Überprüfung.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Mitglied andere Benutzer einladen? Nein. Nur die Rollen Eigentümer und Admin können Benutzer verwalten.
Kann ich dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Organisationen verwenden? Ja. Ein Gäld-Konto kann Mitglied mehrerer Organisationen mit unterschiedlichen Rollen in jeder sein.
Was passiert mit der Organisation, wenn der Eigentümer geht? Übertragen Sie die Eigentümerschaft zuerst: Einstellungen → Benutzer → [Eigentümername] → Eigentümerschaft übertragen. Falls das Eigentümer-Konto nicht erreichbar ist, kontaktieren Sie den Gäld-Support.