Gestion des utilisateurs
Gäld utilise un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) au sein de chaque organisation. Vous pouvez inviter des collègues, comptables, employés et parties prenantes en lecture seule — chacun avec le niveau d'accès défini dont il a besoin.
Rôles
| Rôle | Pour qui | Permissions clés |
|---|---|---|
| Propriétaire | Propriétaire de l'organisation | Toutes les permissions, y compris la suppression de l'organisation |
| Admin | Responsable financier ou adjoint de confiance | Toutes les permissions sauf la suppression de l'organisation |
| Comptable | Comptable interne ou externe | Accès complet à la comptabilité et aux rapports, y compris la clôture annuelle ; pas de gestion des utilisateurs ni de suppression de l'organisation |
| Membre | Personnel qui crée factures, dépenses ou écritures | Créer et modifier les données opérationnelles, approuver les dépenses, finaliser les factures, importer et réconcilier ; pas de suppression ni de gestion des utilisateurs |
| Employé | Employé utilisant les fonctions en libre-service | Voir et créer ses propres dépenses et consulter ses propres fiches de salaire |
| Lecteur | Membre du conseil ou partie prenante en lecture seule | Voir les données de l'organisation et les informations de paie ; ne peut créer ni modifier de données |
Chaque organisation possède un seul Propriétaire. Le dernier Propriétaire ne peut pas quitter l'organisation ni être supprimé, et un membre ne peut pas se supprimer lui-même lors d'une action de suppression.
Matrice détaillée des permissions
| Action | Propriétaire | Admin | Comptable | Membre | Employé | Lecteur |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Voir les données de l'organisation | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Limité | ✅ |
| Créer / modifier factures et dépenses | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Ses dépenses | ❌ |
| Finaliser les factures | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Supprimer factures / dépenses | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Comptabiliser des écritures | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Importer et réconcilier des relevés bancaires | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Exécuter la paie | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Gérer les utilisateurs et invitations | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Modifier les paramètres de l'organisation | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Clôturer un exercice fiscal | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Supprimer l'organisation | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Inviter un nouvel utilisateur
- Ouvrez Organisations et sélectionnez l'organisation
- Allez dans Membres et cliquez sur Inviter un membre
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne
- Sélectionnez son rôle (Admin / Comptable / Membre / Employé / Lecteur)
- Cliquez sur Envoyer l'invitation
La personne reçoit un e-mail d'invitation avec un lien valable 7 jours. Si elle a déjà un compte Gäld, l'organisation est ajoutée automatiquement à son compte. Sinon, elle est invitée à en créer un.
Invitez votre comptable avec le rôle Comptable pour qu'il puisse exécuter les rapports, comptabiliser les ajustements de fin d'année et générer l'export fiduciaire — sans pouvoir gérer les utilisateurs ni supprimer votre organisation.
Renvoyer ou annuler une invitation
Si l'invitation a expiré ou que la personne ne l'a pas reçue :
- Ouvrez l'organisation depuis Organisations
- Allez dans la section Invitations en attente
- Trouvez l'invitation en attente
- Cliquez sur Renvoyer pour générer un nouveau lien, ou Annuler pour la supprimer
Modifier le rôle d'un utilisateur
- Ouvrez l'organisation depuis Organisations
- Trouvez l'utilisateur dans la liste Membres
- Sélectionnez un nouveau rôle dans le contrôle situé à côté de son nom
Le passage d'un membre au rôle Employé nécessite également de sélectionner la fiche employé associée.
Rétrograder un utilisateur d'Admin à Membre supprime immédiatement sa capacité à gérer les utilisateurs et modifier les paramètres.
Supprimer un utilisateur
- Ouvrez l'organisation depuis Organisations
- Trouvez l'utilisateur dans la liste Membres
- Cliquez sur Supprimer et confirmez
L'utilisateur perd l'accès immédiatement. Ses actions (écritures comptables, factures qu'il a créées) restent dans le système — elles ne sont pas supprimées.
Authentification à deux facteurs (2FA)
Gäld prend en charge deux méthodes 2FA :
TOTP (Google Authenticator / Authy)
- Allez dans Profil → Authentification à deux facteurs
- Cliquez sur Activer
- Scannez le QR code avec votre application d'authentification
- Entrez le code à 6 chiffres pour confirmer
- Sauvegardez vos codes de récupération dans un endroit sécurisé
Passkeys (WebAuthn)
- Allez dans Profil → Passkeys
- Cliquez sur Ajouter une passkey
- Suivez les instructions de votre navigateur ou appareil (Touch ID, Face ID, Windows Hello ou clé matérielle)
- Nommez la passkey et enregistrez
Les passkeys résistent au phishing et ne nécessitent aucune application ni code — c'est la méthode recommandée.
Si vous perdez votre appareil 2FA et n'avez pas de codes de récupération, vous devez contacter le Propriétaire de votre organisation ou l'administrateur Gäld pour retrouver l'accès. Stockez les codes de récupération hors ligne dans un endroit sûr.
Paramètres de l'organisation
Au-delà de la gestion des utilisateurs, Paramètres → Organisation vous permet de configurer :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom de l'organisation | Apparaît sur les factures et rapports |
| Logo | Logo téléchargé affiché sur les factures PDF |
| Début de l'exercice fiscal | Mois de début de votre exercice (par défaut : janvier) |
| Langue par défaut | Utilisée pour les nouvelles factures et modèles d'e-mail |
| Taux de TVA par défaut | Pré-rempli sur les nouvelles lignes de facture |
| IBAN | Utilisé pour la génération des QR-factures |
| Adresse | Apparaît sur les factures |
Changer d'organisation
Si vous appartenez à plusieurs organisations, vous pouvez passer de l'une à l'autre sans vous déconnecter :
- Cliquez sur le nom de votre organisation dans le coin supérieur gauche de la barre latérale
- Sélectionnez l'organisation souhaitée
- Gäld recharge avec les données de l'organisation sélectionnée
Votre rôle et vos permissions peuvent différer selon les organisations.
Journal d'activité
Chaque action significative dans l'organisation est enregistrée dans le journal d'activité — création de factures, comptabilisation de dépenses, traitement de la paie, modifications de paramètres, et plus encore.
Pour consulter le journal :
- Allez dans Paramètres → Journal d'activité
- Filtrez par type de sujet (facture, dépense, utilisateur, etc.) ou par plage de dates
- Chaque entrée affiche l'utilisateur, l'action, le sujet et l'horodatage
Le journal d'activité est en lecture seule et ne peut pas être modifié. Il fournit une piste d'audit complète pour la conformité et la révision interne.
Questions fréquentes
Un Membre peut-il inviter d'autres utilisateurs ? Non. Seuls les rôles Propriétaire et Admin peuvent gérer les utilisateurs.
Puis-je utiliser la même adresse e-mail dans plusieurs organisations ? Oui. Un seul compte Gäld peut être membre de plusieurs organisations avec des rôles différents dans chacune.
Que se passe-t-il si le Propriétaire veut quitter l'organisation ? Le dernier Propriétaire ne peut pas partir. Ajoutez un autre propriétaire ou contactez l'administrateur Gäld avant de modifier les membres de l'organisation.