Gestione utenti
Gäld utilizza il controllo di accesso basato sui ruoli (RBAC) all'interno di ogni organizzazione. Puoi invitare colleghi, contabili, dipendenti e stakeholder in sola lettura — ciascuno con il livello di accesso di cui ha bisogno.
Ruoli
| Ruolo | A chi è destinato | Permessi principali |
|---|---|---|
| Proprietario | Proprietario dell'organizzazione | Tutti i permessi, inclusa l'eliminazione dell'organizzazione |
| Admin | Responsabile finanziario o delegato di fiducia | Tutti i permessi tranne l'eliminazione dell'organizzazione |
| Contabile | Contabile interno o esterno | Accesso completo a contabilità e report, inclusa la chiusura annuale; nessuna gestione utenti o eliminazione dell'organizzazione |
| Membro | Personale che crea fatture, spese o registrazioni | Crea e modifica i dati operativi, approva le spese, finalizza le fatture, importa e riconcilia; nessuna eliminazione o gestione utenti |
| Dipendente | Dipendente che usa le funzioni self-service | Visualizza e crea le proprie spese e visualizza i propri cedolini |
| Lettore | Membro del consiglio o stakeholder in sola lettura | Visualizza i dati dell'organizzazione e le informazioni sulle paghe; non può creare né modificare dati |
Ogni organizzazione ha un solo Proprietario. L'ultimo Proprietario non può lasciare l'organizzazione né essere rimosso, e un membro non può rimuovere sé stesso tramite l'azione di rimozione.
Matrice dettagliata dei permessi
| Azione | Proprietario | Admin | Contabile | Membro | Dipendente | Lettore |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Visualizzare i dati dell'organizzazione | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Limitato | ✅ |
| Creare / modificare fatture e spese | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Proprie spese | ❌ |
| Finalizzare fatture | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Eliminare fatture / spese | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Contabilizzare registrazioni | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Importare e riconciliare estratti conto | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Eseguire le paghe | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Gestire utenti e inviti | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Modificare le impostazioni dell'organizzazione | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Chiudere un esercizio fiscale | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Eliminare l'organizzazione | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Invitare un nuovo utente
- Apri l'organizzazione da Organizzazioni
- Vai nella sezione Membri e clicca su Invita membro
- Inserisci l'indirizzo email della persona
- Seleziona il ruolo (Admin / Contabile / Membro / Dipendente / Lettore)
- Clicca su Invia invito
La persona riceve un'email con un link valido per 7 giorni. Se ha già un account Gäld, l'organizzazione viene aggiunta automaticamente. In caso contrario, verrà invitata a crearne uno.
Invita il tuo contabile con il ruolo Contabile in modo che possa generare report, contabilizzare rettifiche di fine anno e produrre l'esportazione fiduciaria — senza poter gestire utenti o eliminare la tua organizzazione.
Reinviare o annullare un invito
Se l'invito è scaduto o la persona non lo ha ricevuto:
- Apri l'organizzazione da Organizzazioni
- Vai nella sezione Inviti in sospeso
- Trova l'invito in sospeso
- Clicca su Reinvia per generare un nuovo link, oppure Annulla per rimuoverlo
Modificare il ruolo di un utente
- Apri l'organizzazione da Organizzazioni
- Trova l'utente nella lista Membri
- Seleziona il nuovo ruolo nel controllo accanto al suo nome
Il passaggio di un membro al ruolo Dipendente richiede anche la selezione del relativo profilo dipendente.
Declassare un utente da Admin a Membro rimuove la sua capacità di gestire utenti e modificare le impostazioni, con effetto immediato.
Rimuovere un utente
- Apri l'organizzazione da Organizzazioni
- Trova l'utente nella lista Membri
- Clicca su Rimuovi e conferma
L'utente perde l'accesso immediatamente. Le sue azioni (registrazioni contabili, fatture create) restano nel sistema — non vengono eliminate.
Autenticazione a due fattori (2FA)
Gäld supporta due metodi 2FA:
TOTP (Google Authenticator / Authy)
- Vai su Profilo → Autenticazione a due fattori
- Clicca su Attiva
- Scansiona il codice QR con la tua app di autenticazione
- Inserisci il codice a 6 cifre per confermare
- Salva i codici di recupero in un luogo sicuro
Passkey (WebAuthn)
- Vai su Profilo → Passkey
- Clicca su Aggiungi Passkey
- Segui le istruzioni del browser o del dispositivo (Touch ID, Face ID, Windows Hello o chiave hardware)
- Dai un nome alla passkey e salva
Le passkey sono resistenti al phishing e non richiedono app o codici — sono il metodo consigliato.
Se perdi il dispositivo 2FA e non hai codici di recupero, devi contattare il Proprietario dell'organizzazione o l'amministratore Gäld per riottenere l'accesso. Conserva i codici di recupero offline in un luogo sicuro.
Impostazioni dell'organizzazione
Oltre alla gestione utenti, Impostazioni → Organizzazione ti permette di configurare:
| Impostazione | Descrizione |
|---|---|
| Nome organizzazione | Appare su fatture e report |
| Logo | Mostrato sulle fatture PDF |
| Inizio esercizio fiscale | Mese di inizio dell'esercizio (predefinito: gennaio) |
| Lingua predefinita | Usata per nuove fatture e modelli email |
| Aliquota IVA predefinita | Precompilata sulle nuove righe fattura |
| IBAN | Usato per la generazione della QR-fattura |
| Indirizzo | Appare sulle fatture |
Cambiare organizzazione
Se appartieni a più organizzazioni, puoi passare dall'una all'altra senza disconnetterti:
- Clicca sul nome dell'organizzazione nell'angolo in alto a sinistra della barra laterale
- Seleziona l'organizzazione desiderata
- Gäld ricarica con i dati dell'organizzazione selezionata
Il tuo ruolo e i tuoi permessi possono variare tra le organizzazioni.
Registro attività
Ogni azione significativa nell'organizzazione viene registrata nel registro attività — creazione di fatture, contabilizzazione di spese, elaborazione paghe, modifiche alle impostazioni e altro ancora.
Per consultare il registro:
- Vai su Impostazioni → Registro attività
- Filtra per tipo di soggetto (fattura, spesa, utente, ecc.) o per intervallo di date
- Ogni voce mostra l'utente, l'azione, il soggetto e il timestamp
Il registro attività è in sola lettura e non può essere modificato. Fornisce una traccia di audit completa per la conformità e la revisione interna.
Domande frequenti
Un Membro può invitare altri utenti? No. Solo i ruoli Proprietario e Admin possono gestire gli utenti.
Posso avere lo stesso indirizzo email in più organizzazioni? Sì. Un singolo account Gäld può essere membro di più organizzazioni con ruoli diversi in ciascuna.
Cosa succede se il Proprietario vuole lasciare l'organizzazione? L'ultimo Proprietario non può lasciare l'organizzazione. Aggiungi un altro proprietario o contatta l'amministratore Gäld prima di modificare i membri dell'organizzazione.