Zahlungserinnerungen
Zahlungserinnerungen helfen Ihnen, überfällige Rechnungen systematisch einzutreiben. Gäld unterstützt drei Mahnstufen mit individuellen Vorlagen und optionaler Automatisierung.
Mahnstufen
| Stufe | Standard-Verzug | Ton | Typische Aktion |
|---|---|---|---|
| Stufe 1 | 7 Tage überfällig | Freundlich | Höfliche Erinnerung — möglicherweise übersehen |
| Stufe 2 | 21 Tage überfällig | Bestimmt | Zweite Erinnerung mit Zahlungsfrist |
| Stufe 3 | 45 Tage überfällig | Formell | Letzte Mahnung vor möglichen weiteren Schritten |
Standardverzugstage sind Voreinstellungen — Sie können sie unter Einstellungen → Mahnungen anpassen.
Erinnerung manuell senden
- Gehen Sie zu Rechnungen und finden Sie die überfällige Rechnung
- Klicken Sie auf Erinnerung senden
- Gäld wählt die nächste Mahnstufe basierend auf dem Mahnverlauf
- Überprüfen Sie den E-Mail-Inhalt und klicken Sie auf Senden
Alternativ können Sie Erinnerungen aus dem Alterungsbericht — Berichte → Alterungsbericht — heraus senden, indem Sie einen Betrag anklicken und die Rechnung(en) auswählen.
E-Mail-Vorlagen anpassen
Jede Mahnstufe hat ihre eigene E-Mail-Vorlage:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Mahnungen → Vorlagen
- Wählen Sie die Stufe (1, 2 oder 3)
- Bearbeiten Sie Betreff und Inhalt
- Verfügbare Platzhalter:
{customer_name},{invoice_number},{amount_due},{due_date},{days_overdue} - Klicken Sie auf Speichern
Standardmässig hängt Gäld die QR-Rechnung als PDF an jede Erinnerung an. Sie können dies unter Einstellungen → Mahnungen → PDF anhängen deaktivieren.
Automatische Erinnerungen
Gäld enthält einen geplanten Job, der täglich Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen versendet. Konfigurieren Sie das Mahnverhalten unter Einstellungen → Kommunikation:
- Legen Sie den Mahnzeitplan und die Eskalation fest
- Passen Sie E-Mail-Vorlagen pro Mahnstufe an
- Aktivieren oder deaktivieren Sie den automatischen Versand
Wenn aktiviert, sendet Gäld automatisch Erinnerungen für überfällige Rechnungen gemäss dem konfigurierten Zeitplan.
Mahnverlauf
Der gesamte Mahnverlauf wird pro Rechnung aufgezeichnet:
- Öffnen Sie eine Rechnung
- Gehen Sie zum Tab Aktivität
- Sehen Sie, welche Stufen gesendet wurden, wann und an wen
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen Kunden von automatischen Erinnerungen ausschliessen? Noch nicht auf Kontaktebene. Deaktivieren Sie die Automatisierung und senden Sie Erinnerungen manuell für Ausnahmefälle.
Was passiert, wenn der Kunde zwischen Erinnerungen bezahlt? Wenn die Rechnung als bezahlt markiert ist (via Bankabgleich oder manuell), wird keine nächste Erinnerung gesendet.
Kann ich eine bereits gesendete Erinnerung rückgängig machen? Nein. Erinnerungen sind gesendete E-Mails — sie können nicht zurückgerufen werden. Sie können eine Folge-E-Mail senden, wenn eine Erinnerung irrtümlich versendet wurde.
Werden Erinnerungen für Rechnungen mit einem Zahlungsplan gesendet? Erinnerungen beziehen sich auf den gesamten Fälligkeitsbetrag. Wenn ein Zahlungsplan vereinbart wurde, sind manuelle Erinnerungen möglicherweise besser geeignet.