Rappels de paiement
Gäld vous permet d'envoyer des rappels de paiement pour les factures en retard selon trois niveaux d'escalade. Chaque niveau a son propre ton, un texte personnalisable et des frais de retard optionnels.
Niveaux de rappel
| Niveau | Convention suisse | Délai typique |
|---|---|---|
| Rappel 1 | Rappel amical / Erste Erinnerung | 5–10 jours après l'échéance |
| Rappel 2 | Mise en demeure / Zweite Mahnung | 15–20 jours après l'échéance |
| Rappel 3 | Dernier rappel / Letzte Mahnung | 30+ jours — précède la poursuite |
Un troisième rappel (dernier rappel) fixant un délai final est requis avant d'engager une poursuite suisse (Betreibung) selon la Loi sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP) Art. 63 ↗. Consultez toujours un conseiller juridique pour les cas complexes.
Envoyer un rappel manuellement
- Ouvrez la facture en retard (Factures → [numéro de facture])
- Cliquez sur Envoyer un rappel
- Sélectionnez le niveau du rappel (1, 2 ou 3)
- Vérifiez et modifiez éventuellement le corps de l'e-mail
- Cliquez sur Envoyer
Gäld enregistre la date et le niveau du rappel sur la facture. La liste des factures affiche le dernier rappel envoyé pour suivre l'escalade.
Modèles d'e-mails de rappel
Chaque niveau de rappel dispose d'un modèle par défaut dans la langue de l'organisation. Vous pouvez personnaliser les modèles sous Paramètres → Rappels :
- Objet
- Corps de l'e-mail — utilise les variables de modèle listées ci-dessous
- Pied de page — typiquement vos coordonnées bancaires et la référence de paiement
| Variable | Valeur |
|---|---|
{customer_name} | Nom complet ou raison sociale du client |
{invoice_number} | Numéro de référence de la facture |
{invoice_date} | Date de la facture d'origine |
{due_date} | Date d'échéance du paiement |
{amount_due} | Montant dû (CHF) |
{payment_reference} | Référence de paiement QR-facture |
{iban} | Votre IBAN bancaire |
{days_overdue} | Nombre de jours de retard |
Ajouter des frais de retard
Vous pouvez ajouter des intérêts de retard (Verzugszins) à un rappel :
- Lors de l'envoi du rappel, cochez Ajouter des frais de retard
- Saisissez le montant ou le pourcentage du solde impayé
- Cliquez sur Envoyer
L'ajout de frais de retard crée une nouvelle ligne sur la facture et repousse l'échéance à aujourd'hui + vos conditions de paiement standard. Le total de la facture est mis à jour en conséquence.
Le droit suisse n'oblige pas à facturer des intérêts de retard, mais c'est une pratique courante. Un taux usuel est de 5 % par an (CO art. 104). Indiquez toujours le taux et la base de calcul dans votre rappel.
Rappels automatiques
Pour un suivi sans intervention, configurez des règles de rappel automatique sous Paramètres → Rappels → Automatisation :
- Cliquez sur Ajouter une règle
- Configurez :
- Déclencheur : X jours après l'échéance
- Niveau : Rappel 1, 2 ou 3
- Activé : activer/désactiver
- Enregistrez
Gäld enverra automatiquement le rappel configuré pour toute facture atteignant la condition de déclenchement. Vous pouvez ajouter plusieurs règles (p. ex. Rappel 1 au jour 7, Rappel 2 au jour 20).
Même avec les rappels automatiques activés, vous pouvez définir Mode → Brouillon pour que Gäld crée des brouillons de rappels pour votre vérification, plutôt que de les envoyer immédiatement.
Historique des rappels
Chaque rappel envoyé est consigné sur la facture sous l'onglet Activité :
- Date et heure d'envoi
- Niveau du rappel
- Adresse e-mail du destinataire
- Objet de l'e-mail
Ce journal est utile en cas de contestation du client sur la notification reçue.
Suspendre les rappels
Pour arrêter l'envoi de rappels pour une facture (p. ex. en cas de litige) :
- Ouvrez la facture
- Cliquez sur Suspendre les rappels
- La facture est marquée — aucun rappel automatique ne sera envoyé tant que vous n'aurez pas levé la suspension
Questions fréquentes
Puis-je envoyer des rappels pour des factures partiellement payées ? Oui. Les rappels portent sur le solde restant, pas sur le montant d'origine.
Puis-je prévisualiser l'e-mail de rappel avant envoi ? Oui. Cliquez sur Aperçu avant de cliquer sur Envoyer pour voir l'e-mail tel qu'il sera reçu.
Des rappels sont-ils envoyés pour les factures annulées ? Non. Les factures annulées sont exclues de toutes les règles de rappel.