Wiederkehrende Rechnungen
Wiederkehrende Rechnungen automatisieren die sich wiederholende Rechnungsstellung — Abonnements, Retainer, Mieten oder jede andere feste Leistung, die Sie regelmässig in Rechnung stellen. Richten Sie es einmal ein, und Gäld erstellt und verbucht die Rechnung automatisch nach Plan.
Wiederkehrende Rechnung einrichten
- Gehen Sie zu Rechnungen → Wiederkehrend → Neue wiederkehrende Rechnung
- Wählen Sie einen Kunden
- Fügen Sie Positionen hinzu (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, MWST-Satz)
- Konfigurieren Sie den Zeitplan (siehe unten)
- Klicken Sie auf Speichern
Zeitplanoptionen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Frequenz | Wöchentlich · Monatlich · Vierteljährlich · Halbjährlich · Jährlich |
| Startdatum | Erster Generierungstermin |
| Enddatum | Optionaler letzter Generierungstermin — leer lassen für unbegrenzt |
| Automatisch abschliessen | Ein: Die Rechnung wird sofort abgeschlossen und verbucht. Aus: Wird als Entwurf erstellt für manuelle Überprüfung |
Was passiert bei der Generierung
Bei jedem geplanten Datum führt Gäld Folgendes aus:
- Erstellt eine neue Rechnung mit den Positionen der Vorlage
- Setzt das Rechnungsdatum auf das geplante Datum und die Fälligkeit gemäss Ihren Zahlungsbedingungen
- Falls Automatisch abschliessen aktiviert ist:
- Schliesst die Rechnung ab → erzeugt den Buchungssatz im Hauptbuch
- Generiert das QR-Rechnung-PDF
- Falls Automatisch abschliessen deaktiviert ist: Die Rechnung verbleibt im Entwurf unter Rechnungen, bis Sie sie manuell abschliessen
Die Queue-Verarbeitung wird täglich um 01:00 Uhr (Serverzeit) ausgeführt. Rechnungen erscheinen am Morgen des geplanten Datums.
Nächste Rechnungen anzeigen
Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung, um die nächsten 5 geplanten Termine zu sehen. Bereits generierte Rechnungen werden mit der Rechnungsnummer und ihrem Status aufgelistet.
Wiederkehrende Rechnung bearbeiten
Änderungen an den Positionen, dem MWST-Satz oder dem Zeitplan gelten nur für zukünftige Rechnungen. Bereits generierte Rechnungen werden nicht verändert.
- Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung
- Nehmen Sie Änderungen an Positionen oder Zeitplan vor
- Klicken Sie auf Speichern
Pausieren und fortsetzen
- Klicken Sie auf Pausieren, um die Generierung vorübergehend zu stoppen
- Klicken Sie auf Fortsetzen, wenn Sie bereit sind, die Rechnungsstellung wieder aufzunehmen
- Gäld holt übersprungene Termine nicht nach — nur zukünftige Generierungen werden fortgesetzt
Löschen einer wiederkehrenden Rechnung
Klicken Sie auf Löschen, um das Wiederkehrungsschema zu entfernen. Bereits generierte Rechnungen bleiben im System — sie werden weder gelöscht noch storniert.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich den Betrag pro Generierung ändern (z.B. nutzungsbasierte Abrechnung)? Wiederkehrende Rechnungen verwenden feste Beträge. Für variable Beträge erstellen Sie jeden Monat manuell eine Rechnung oder bearbeiten den Entwurf, bevor Sie ihn abschliessen (deaktivieren Sie Automatisch abschliessen dafür).
Was passiert, wenn der Queue-Worker nicht läuft? Die Rechnung wird generiert, sobald der Worker wieder gestartet wird — er holt es automatisch nach. Prüfen Sie unter Fehlerbehebung den Status des Queue-Workers, falls Rechnungen fehlen.
Kann ich denselben wiederkehrenden Plan an mehrere Kunden senden? Nein. Jede wiederkehrende Rechnung ist an einen Kunden gebunden. Duplizieren Sie den Plan für weitere Kunden.