Gäld für Buchhalter und Treuhänder
Dieser Leitfaden ist für Buchhalter, Treuhänder und Steuerberater, die die Buchhaltung eines oder mehrerer Kunden über Gäld verwalten. Er deckt den Zugang zu Kundenorganisationen, die Navigation in den Daten und die Erstellung der Exporte für gesetzliche Meldungen und Revision ab.
Zugang zur Kundenorganisation
Gäld verwendet einen Multi-Organisations-Zugang: Jeder Kunde betreibt seine eigene Gäld-Organisation, und Sie können mit einem einzigen Gäld-Konto Mitglied mehrerer Organisationen sein.
Schritt 1 — Ihr Kunde lädt Sie ein
Ihr Kunde geht zu Einstellungen → Benutzer → Einladen und gibt Ihre E-Mail-Adresse mit der Rolle Admin ein.
Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail. Klicken Sie auf Einladung annehmen — wenn Sie bereits ein Gäld-Konto haben, wird die Kundenorganisation automatisch zu Ihrem Konto hinzugefügt.
Schritt 2 — Zwischen Organisationen wechseln
Sobald Sie Zugang zu mehreren Organisationen haben, verwenden Sie den Organisationsumschalter in der Seitenleiste, um zwischen ihnen zu wechseln. Jede Organisation ist vollständig isoliert — Daten eines Kunden sind für einen anderen nie sichtbar.
Der Bereich Buchhaltung in der Seitenleiste gruppiert Einträge unter Unterüberschriften (Grundlagen, Steuern & MwSt., Berichte & Archiv, Periode, Erweitert), damit Sie schneller finden, was Sie brauchen. Sie können Seitenleisten-Abschnitte ein- und ausklappen — der Zustand wird sitzungsübergreifend gespeichert.
Schritt 3 — Empfohlene Zugriffsebene
| Rolle | Empfohlen für Buchhalter |
|---|---|
| Betrachter | Nur-Lese-Zugriff — geeignet für periodische Prüfungen |
| Mitglied | Kann Buchungen erstellen und Berichte ausführen — geeignet für Buchhaltungsunterstützung |
| Admin | Voller Zugang ausser Organisationslöschung — geeignet für Buchhalter, die die vollständige Buchhaltung führen |
Siehe Benutzerverwaltung für die vollständige Berechtigungsmatrix.
Auch mit Admin-Zugang können Sie die Organisation nicht löschen. Ihr Kunde (der Eigentümer) behält die volle Kontrolle und kann Ihren Zugang jederzeit widerrufen.
Die Bücher prüfen
Probebilanz
Die Probebilanz ist der schnellste Weg, um einen Überblick über den Zustand der Bücher zu erhalten:
- Gehen Sie zu Buchhaltung → Probebilanz
- Setzen Sie das Per Datum auf die Periode, die Sie prüfen
- Überprüfen Sie, dass Summe Soll = Summe Haben
Eine ausgeglichene Probebilanz bedeutet keine fehlerhaften Buchungen. Falls sie nicht ausgleicht, liegt ein Datenintegritätsproblem vor — kontaktieren Sie den Support.
Erfolgsrechnung
- Berichte → Erfolgsrechnung
- Setzen Sie den Zeitraum auf das gesamte Geschäftsjahr
- Prüfen Sie die Ertrags- und Aufwandskonten-Salden
Aktivieren Sie Budget anzeigen, falls Ihr Kunde ein Budget erstellt hat — nützlich, um zu verstehen, ob Abweichungen geplant waren.
Bilanz
- Berichte → Bilanz
- Setzen Sie das Per Datum auf den 31. Dezember (oder das Geschäftsjahresende)
- Überprüfen Sie, dass Aktiven = Passiven + Eigenkapital
MWST-Abrechnung prüfen
- Berichte → MWST-Abrechnung
- Wählen Sie jedes Quartal (oder den Jahreszeitraum)
- Überprüfen Sie, dass die deklarierten Beträge mit den eingereichten Abrechnungen übereinstimmen
- Kontrollieren Sie, dass für jede Abrechnungsperiode eine Ausgleichsbuchung verbucht wurde
Siehe MWST-Abrechnung.
Alterungsbericht
- Berichte → Alterungsbericht
- Prüfen Sie die Forderungen auf alte unbezahlte Rechnungen, die möglicherweise abgeschrieben werden müssen
- Prüfen Sie die Verbindlichkeiten auf Verpflichtungen, die noch nicht in der Cashposition reflektiert sind
Siehe Alterungsbericht.
Buchungen und Korrekturen
Wenn Sie Jahresendanpassungen vornehmen müssen (Abgrenzungen, Umgliederungen, Abschreibungen):
- Gehen Sie zu Buchhaltung → Buchungen → Neue Buchung
- Geben Sie die Soll- und Haben-Zeilen ein
- Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die diese Buchung eindeutig als Treuhänder-Anpassung identifiziert
- Klicken Sie auf Verbuchen
Sie können Buchungen mit einem Datum in einer geschlossenen Periode verbuchen. Dies verändert die Berichte für diese Periode — prüfen Sie die Auswirkungen auf die MWST-Abrechnung vor dem Verbuchen.
Treuhänder-Export generieren
Wenn der Jahresabschluss abgeschlossen ist und Sie bereit sind, die Steuererklärung vorzubereiten:
- Bestätigen Sie mit Ihrem Kunden, dass die Jahresabschluss-Checkliste vollständig ist
- Gehen Sie zu Buchhaltung → Treuhänder-Export
- Wählen Sie das Geschäftsjahr
- Klicken Sie auf ZIP generieren
- Laden Sie die Datei herunter
Das ZIP enthält:
| Datei | Verwendung |
|---|---|
journal.csv | Import in Abacus, banana.ch oder Ihr Revisionstool |
balance-sheet.pdf | Grundlage für den statutarischen Jahresabschluss |
income-statement.pdf | Grundlage für den statutarischen Jahresabschluss |
trial-balance.csv | Jahresendabstimmung |
accounts.csv | Kontenplan für das Mapping |
vat-reports/ | Gegenprüfung der Abrechnungen |
invoices/ + expenses/ | Belege |
Siehe Treuhänder-Export für die vollständige Datei-Referenz.
Jahresabschluss
Sobald alle Anpassungen vorgenommen und der Export generiert ist, führen Sie den Jahresabschluss durch, um die Periode zu sperren:
- Buchhaltung → Jahresabschluss
- Wählen Sie das Geschäftsjahr
- Bestätigen Sie
Nach dem Abschluss können keine Buchungen mehr im geschlossenen Jahr verbucht werden, ohne es wieder zu öffnen — wofür Eigentümer-Zugang erforderlich ist.
Effizient mit mehreren Kunden arbeiten
| Tipp | Detail |
|---|---|
| Ein Gäld-Konto, viele Organisationen | Verwenden Sie den Organisationsumschalter — kein An- und Abmelden zwischen Kunden nötig |
| URL pro Organisation merken | Jede Organisation hat ein eigenes URL-Segment |
| Probebilanz zuerst prüfen | Schnellste Diagnose für jedes neue Mandat |
| Betrachter-Rolle für Revisionen | Verhindert versehentliche Buchungen während der Prüfung |
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einem Kollegen oder Junior in meiner Treuhandgesellschaft Zugang geben? Ja. Mit Admin-Zugang können Sie weitere Benutzer in die Organisation Ihres Kunden einladen. Beachten Sie, dass die zugewiesene Rolle nicht höher sein kann als Ihre eigene.
Unterstützt Gäld Mehrwährungsorganisationen? Nein. Gäld ist in Version 1.10.0 ausschliesslich auf CHF ausgelegt. Fremdwährungstransaktionen müssen zum Transaktionsdatum in CHF umgerechnet werden.
Kann ich Daten aller meiner Kunden auf einmal exportieren? Derzeit nicht. Sie generieren einen Treuhänder-Export pro Organisation.
Mein Kunde nutzt die Community Edition (self-hosted) — kann ich trotzdem auf sein Gäld zugreifen? Ja, wenn sein Server über das Internet erreichbar ist (oder Sie im gleichen Netzwerk sind). Der Einladungs-Ablauf ist identisch.